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Note Spese e Trasferte

Gestione note spese

Il modulo Note spese gestisce un processo autorizzativo nel quale l'utente/dipendente inserisce le spese sostenute (oltre a riepilogare la trasferta) e l'utente/approvatore le verifica e le autorizza a livello mensile.
La procedura permette di gestire la nota spese relativamente a rimborsi chilometrici, tagliandi autostradali, pasti, spese di rappresentanza, parcheggi, biglietti per altri mezzi, ecc. La nota spese mensile, inoltre, riconosce eventuali indennità spettanti al dipendente. Tutte le spese sostenute nel mese devono essere autorizzate a consuntivo secondo la struttura gerarchica a cui è associato il dipendente.

Il programma genera prospetti di controllo e movimenti per la procedura delle retribuzioni a partire dalla mensilità con la quale si provvederà all'erogazione dei saldi e delle indennità. La Nota Spese liquidata viene inserita nello storico delle Nota Spese.
Il dipendente, utilizzando la procedura, accede alle seguenti funzionalità:

  • Gestione note spese
  • Stato richieste
  • Controllo note spese
  • Stampa riepilogo spese e indennità


Gestione
Sulla base di una serie di codifiche di riconoscimento (codice azienda, codice dipendente, anno di riferimento) il dipendente è abilitato ad aprire la nota spese e può:

  • inserire una nuova nota spese
  • visualizzare la nota spese
  • stampare la nota spese in formato pdf
  • cancellare la nota spese


Al momento dell'inserimento della nota spese, è possibile precisare un periodo di riferimento e indicare delle brevi note. Fino alla definitiva chiusura il documento di nota spese rimane in bozza e come tale può essere gestito.
All'interno della nota spese possono essere inserite le trasferte; è possibile inserire l'evento di trasferta nel suo insieme, oppure inserire le tratte, ovvero scomporre la trasferta in riferimento alla data, all'orario degli spostamenti e alle località interessate. Infatti, per ciascuna tratta, dovranno essere indicate data, ora e località di partenza e data, ora e località di arrivo. In questo modo è possibile seguire gli spostamenti del dipendente attraverso località diverse fino al rientro in sede. Per ciascuna tratta possono essere calcolati i rimborsi chilometrici in base al tipo di percorso (urbano e extra-urbano), al numero di chilometri percorsi, alla tipologia e alla classe (cavalli fiscali) dell'autovettura.
Inoltre, per ciascuna tratta è possibile introdurre voci di spesa quali:

  • tagliandi autostradali
  • pasti
  • spese di rappresentanza
  • parcheggi
  • biglietti per altri mezzi
  • ecc.

 

Per ciascuna spesa potrà essere indicato anche il tipo di pagamento (pagamento diretto, carta di credito, ecc), in modo di ottenere l'evidenza dei costi e l'indicazione dei rimborsi da effettuare. Alle spese si possono accompagnare anche erogazioni di indennità. Il dipendente, infatti, può richiedere l'attribuzione di indennità attraverso una tabella appositamente predisposta.
Una volta ultimata la composizione, la nota spese può essere ancora modificata, oppure confermata e inviata per l'approvazione. In questo modo la nota spese passa dallo stato di "in bozza" a quello di "in attesa di approvazione".

Stato richieste
è possibile verificare lo stato delle richieste inserite, con riferimento ai processi di approvazione e liquidazione. Oltre al dipendente, che verifica per l'appunto se le sue richieste sono in attesa, approvate o respinte e, nel caso di approvazione, se sono state anche liquidate, alla selezione dello stato richieste ha accesso anche il responsabile approvatore (pur con una configurazione diversa), ai fini dell'approvazione della nota spese, dopo l'eventuale analisi di dettaglio.

Controllo
La registrazione della nota spese avviene eseguendo determinate attività di controllo. Innanzitutto, è possibile stabilire le distanze tra la sede di lavoro e le località di trasferta più richieste e fissare una distanza minima ai fini del riconoscimento dell'indennità di trasferta. Oltre che per il calcolo dell'indennità, specifici controlli vengono effettuati, anche con l'ausilio di apposite tabelle, per il riconoscimento dei rimborsi.

Stampa riepilogo spese e indennità
è possibile effettuare una stampa riepilogativa ripartita per giorno, con l'indicazione di ciascuna spesa riconosciuta in dettaglio e aggregata per titoli e dei valori relativi alle indennità da erogare al dipendente.

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Software Trasferte e Note Spese